工程联系单、工程洽商记录、工程签证单

1、工程联系单：用于甲乙双方日常工作联系。只需建设、监理（或设计）、施工单位签认。
例如：施工单位联系建设单位催要甲供材料。
2、工程洽商记录：用于对工程方面的技术问题的核定，需要建设、监理、设计、施工单位四家签认。
例如：将电气桥架与排水管相交时如何施工？这就需要做洽商记录。
3、工程签证单：用于变更部分的工程量签证。
指根据“洽商记录”或建设、监理单位的口头指令（口头指令也要形成书面的洽商记录）进行的签认的单子。

工程联系单是用于联系工程技术手段处理，工程质量问题处理，设计变更等的函件，一般多见与施工单位出具联系单给建设单位或设计单位，建设单位也常常向设计单位出具联系单，收件单位均要依据具体情况予以答复。
工程签证记录属施工单位内部记录资料，不是报送相关单位给予批复的。
工程签证单联系对象同工程联系单，它包括技术签证和经济签证，而技术签证都会隐含经济签证，所以其反映的工程量增减或者就某项工程价款要具体，更直接。
工程签证单有时也可用工程联系单代替。

摆事实、讲道理就行，不需要怎么组织，朴实的话就可以；

一方面，要把事实请清楚，证据确凿（最好有当时的催货联系单和施工生产方面的会议纪要等，不需要附后，只要列出来就行），确实是业主的原因，但是最好不要伤了业主现场管理人员的面子，以免以后有麻烦；

另一方面，要把合同相关的条款找到，讲明理由；

最后，根据合同约定的赔偿方法，计算出金额；

再一个，通过私下先与业主的人员进行沟通，以和平解决为主，事先也要给监理打好招呼。