怎样组织好会务工作

【案例】

小A是刚毕业不久的年轻大学生，进入公司之后，他所处理的很大一部分工作是会议组织事务，可这也成为他最大的一个烦恼。

由于公司领导众多，会议也多，时间和场地总是会出现冲突，再加上没有会议主持人

进行管理，总是产生议程混乱，议而不决，冗长低效的情况。领导不止一次地批评了小A，小A也很委屈，学校里的会哪有这么麻烦，随便拉到一个教室，两三句话就讲完了，哪里还能考虑到这么多问题。

忧心忡忡的小A来到了李教授的办公室，就他所遇到的问题进行请教。

【解疑】

小A(以下简称A):李教授，为什么一件简简单单的会议组织我都做不好呢？

李教授(以下简称李)：呵呵，看似简单，其实并不简单，它也是一项庞大的系统工程啊。你所遇到的，其实是我们所说的商务礼仪的问题。

A:商务礼仪是什么概念？

李：商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则，它是一种行为的准则，用来约束我们日常商务活动的方方面面。它的核心作用是为了体现人与 人之间的相互尊重。我们可以用一种简单的方式来概括商务礼仪，它是商务活动中对人的仪容仪表和言谈举止的普遍要求。仪容仪表是指个人的形象。言谈举止是指每一个人在商务活动中的职业表现。

A:那么李教授，从商务礼仪的角度来看，怎样才能组织好一场会议呢？

李：首先你要对会议的性质有所了解。

按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。

A：每次开会前我总是手忙脚乱，好像有一堆事情需要确定，但却总是等到最后一分钟才定下来，还经常漏掉一些事项。

李：年轻人毛躁点可以理解。从商务礼仪的角度，我们将会议分成会议前、会议中、会议后。

在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：

WHEN-时间，你要告诉所有的参会人员，会议