证明、启示、声明 三种文种的区别？

什么时候用证明，什么时候用启示、声明？
比如某人带档案来办理某行政审批事项，
经过审查后，发现资料不足或者缺失，就通知其补充提供。
但他无法提供，
这时是要求他写一个证明（自己无法提供），还是声明（自己无法提供）或者启示？
（因涉及到行政程序合法性，所以需要这么个过程）
还有个关键问题，我方发现资料不足，通知其补充时，发出一份通知书。
对方要对这份通知进行签收确认（证明已收到这份通知），然后再说明他无法提供补充材料。
这样的情况是写证明，还是说明？

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