车辆退保，要书面告知保险公司。需要用的是什么文书格式？（我用的是申请函。可以吗？）

看你公司和保险公司什么关系,没有上下级关系也就是平级,就用函.
申请函貌似用了两个文种.
可以写成关于申请车辆退保的函

保险公司有一个具体的格式，叫批改申请书或退保申请书。
需要你提供退保需要的证明，如车辆转让证明、报废证明、停驶证明、还要提供保险公司给你的保单原件（含一些贴在车上的标志），还有发票，到保险公司办理。

交强险退保有条件：车辆报废证明、公安机关停驶证明、被盗、转出辖区等证明手续，不符合上述条件是不能退保的；商业险如果是个人退保的话要投保人的身份证，单位退保的话退保申请书的要盖上单位的公章。

车辆退保，每个保险公司都有一个表格的，您到保险公司要就可以了。如果是个人退保的话要投保人的身份证，单位退保的话退保申请书的要盖上单位的公章。