如何接待特殊客人？

中国的无穷魅力吸引了越来越多的境外大型企业，许多大公司纷纷将他们的大型会议和奖励旅游活动安排在中国。现在，旅行社广泛地参与到了这些大型会议———奖励旅游团队的接待活动中，提供宾馆预订、机场接送、游览导游、用餐安排乃至会场布置、同声传译等服务活动。这些大型会奖团队规模大、规格高，停留时间长，使用的都是高星级酒店，总体花费高，能够给企业带来可观的收益。但对于一个会议奖励旅游经理来说，能够承揽到大公司的大型会议团队很不易，但是接下来如何接待好这批贵宾更是不易。

　　上千人的团队，客人一般都要分批入(出)境，有几十个航班要接送，几千件行李要运送，要调动数十位甚至上百位导游和工作人员、几十台车辆。整个接待活动包括了数十项活动内容，上千位客人分住多家酒店，无论是统一行动还是分散活动指挥调度都很不容易。对于一个大型会议的会议经理来说，大型会议团队的考验就是如何指挥好人，安排好活动。

　　抓住节点分工负责

　　在整个接待活动前，会议经理要对整个接待流程进行梳理，根据服务流程，抓住服务节点设置工作岗位，不仅要制订每个岗位的工作职责和工作人员的人数，还要明确每个工作人员的具体职责。要做到每一个服务节点都有人负责，每个工作人员都明确自己具体的职责，自上而下形成一个明确的指挥和工作体系。要建立这样一个体系，就要在团队到来之前和境外会议组织者、本公司工作人员、相关接待单位负责人多开准备会和协调会。这些会议实际上就是将整个接待方案不断细化和落实的过程，一直落实到每个细节和每个接待人员，真正做到事有人做，人有事做。

　　由于大型会议团队分住多家酒店，因此，许多旅行社通常由会议经理坐镇总部任总指挥，各家酒店和机场、餐厅、景点都是分指挥中心，派出协调联络员，具体负责“辖区”内为游客提供服务。这种分层分块负责，各司其职的工作方式，能有效避免事无巨细都要由总负责人决定造成的指挥系统阻塞现象。

　　有效沟通应变迅速

　　组织会议奖励团队的外国企业通常会委托一家外国的旅行社或会议服务公司安排在中国的活动。会议组织者需要和外方旅行社以及本地的相关接待部门建立良好的沟通和协作。这是大型会奖团队接待能否成功的一个重要因素。会议经理要根据外方的要求设计好接待的方案，对于外方提出的