什么是电子文件

为了做好我校电子文件的管理和归档工作，便于今后的沟通和交流，现在我们将根据专业书籍中的介绍，结合工作实践，向您简单介绍一下电子文件的种类。因为这些知识可能有些枯燥和生涩，因此我们为本期设计了较少的内容，但仍需要您静下心来慢慢地体会。

关于电子文件的种类划分有不同的标准。一是按文件的功能分类，可分为主文件、支持性、辅助性、工具性文件；二是按文件的生成方式分类可分为：在计算机系统直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。三是按电子文件的信息存在形式分类。这里我们重点介绍一下按电子文件的信息存在形式所进行的分类。

1、文本文件或称字（表）处理文件。是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。例如，我校校园网上运行的各种文件、通知等等。值得提及的是，用不同的文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用。

2、数据文件。亦可称为数据库电子文件，也可以说是以数据库形式存在的具有文件属性的记录。例如，我校各项管理系统中的数据。

3、图形文件。通俗的讲，就是根据一定算法绘制的图表、曲线图。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。

4、图像文件。使用数字设备采集或制作的画面。如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。我们将馆藏档案数字化时，对档案的扫描，就是图像文件。

5、影像文件。是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。如数字影视片、动画片等。

6、声音文件。用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

7、命令文件。亦称计算机程序，是一种计算机软件。它一般是由程序员编写"源程序"输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。"源程序"能表明版权的归属。对于计算机软件开发者来说具有重要的保存价值。

8、包含上述两种以上信息形式的文件为"多媒体文件"，包含对其它文件链接功能的文件为"超文件文件"（Hypertext）。最常见的