董事长秘书如何组织召开董事会议

董事会会议召开程序
　　一般的董事会会议指金融董事会议，金融董事会议即金融机构同国内其他部门或者国外企业合作开办的金融企业、公司等组成的董事会成员的会议。
　　金融董事会会议需要通过公司章程，讨论确定公司经理级人员，审议公司经营或者战略和发展计划，审查公司财务报告。
　　1。会议议题的准备：
　　确定议题，明确召开董事会会议的目的。
　　议题的来源：董事会会议议题的来源一般是根据有关形势进行发展的分析，并结合本公司工作实际所确定的议题。
　　2。会议材料的准备：
　　董事长讲话：一般由董事长的秘书负责，有时也由筹备处专门的秘书人员准备。
　　待议文件：主要是需在会上讨论、议定的材料。如：银行贷款惯例办法或某一时期的工作发展规划等。
　　参阅资料：是会议的参考性文件。金融工作与国民经济其他各个方面的工作，特别是生产、流通、计划、财政、投资等方面都有密切的联系。上述方面的有关文件，有关负责同志的讲话、报告，对做好金融工作都有指导的参考作用。
　　交流材料：确定交流材料，要围绕会议的主要议题，既要选择成功的，有推广、借鉴价值的材料，又要尽可能地兼顾不同的方面，从不同侧面进行选择，使其具有更大的代表性。
　　会议总结：对会议估价；决议与解释；贯彻会议精神的要求。
　　3。会议范围和出席人员的确定：
　　会议范围要控制；确定与会人员的数目要准确，文秘部门要掌握情况。
　　4。董事会的会议议程与时间、地点的安排：
　　一般董事会会议都在公司内部的会议室召开，或者在董事长办公室召开。开会时间，在冬季的上午、下午都可以进行安排，夏季一般安排在上午召开为宜。
　　5。董事会会议的会场布置：
　　一般以圆桌会议形式布置。
　　6。发出召开董事会的通知
　　通常设计独特、印制精美的请柬具有很大的吸引力，能使人对大规模的契约签订和会议发生兴趣。在准备请柬过程中，秘书要反复地核对会议或会议期间所进行的各种活动所涉及的日期、时间、地点及会议的主持人、来宾及其他人员的姓名。所有的细节都要准确地反映在请柬上。

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