如何建立公司的文档管理

中小企业文档管理解决方案

目前企业文档管理中面临的困境
企业在生产过程中,每天都会形成很多纸质和电子文档。这些文档对企业和员工来说都是很重要的资产。如何管理这笔资产却是一个问题：
1. 一间企业，每天都会产生财务，发票，人事合同，商业合同和传真等多种多样的纸质文件。这些文件中绝大部份是需要分类和归档。如何重复利用和快速调阅这些纸质是一个很重要的问题！
2. 在信息化的今天，企业生产每天都会形成很多重要的电子文档。员工每天都在用软件做各种方案，这些格式各异的方案保存在局域网内的不同电脑。当你需要参考时却发现很难找到需要的资料；而员工流失带来的方案流失也很难避免，这种情况很大程度上成为企业资产的流失。如何管理这些文档对企业来说是很必要。

目前企业文档管理的办法
1. 纸质文件
对于重要的财务，发票，人事合同，商业合同，通常采用分部门编号归档管理。
缺点：
*调阅审批流程慢
*每次调阅都需要看原件。在大量的文件中寻找，工作量大；对于重要的原件，
容易毁坏和很难管理安全性。
*共享难度大，因为原件只有一份，如同时查看，只能等待或复印。

2. 电子文件
通过在局域网的服务器上设置共享目录来存放文档，由电脑管理员统一管理。
缺点：
*只支持普通查询。用户不能通过关键字和文件内容查找，文件的重用率不高。
*很难实现文件资源共享。
文软办公文档管理软件的特点与应用
1.帮你按员工职务划分用户组和用户对系统的使用权限。
2.帮你按目录分类文档以及定义每个目录的详细资料。
3.帮你实现局域网中的文档多人共同使用。
4.帮你实现文档的版本管理，让你跟踪每一步的修改。
5.帮你划分各类型文档以及定义每个文档的关键索引。
6.帮你使用文档基本信息、索引信息和文档内容快速查找需要的文档。
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