文件外包是什么意思

文件外包还确实是个新名词，然而当我们了解到世界500强企业中80％的公司全部或部分采用这种方式管理自己文件的时候，眼睛为之一亮。其实这种外包服务最初起源于1956年在美国建立的施乐商业复印服务中心。1971年，施乐复印中心提出设备管理的概念并签订了第一个设备管理合同，此后，专业的文件服务理念逐渐被国外的大企业所接受。1989年，施乐提供这样服务的部门正式更名为“施乐商业服务（XBS）”，标志着文件商业服务大规模推广的开始。十几年来，市场上能够提供这种服务的还只有施乐（以及之后的富士施乐）一家厂商，但是这一市场正在以每年两位数的速度在增长——1992年，施乐的商业服务业务成为施乐的9大核心业务之一，到1998年，这一部门的家底也从1992年的几百万美元增长到50亿美元。
所谓外包，是一种战略性经营转变和创新，采用外包的服务，不仅能够降低企业的风险，还可以增加企业的灵活性提高效率。由于采用外包的服务，企业可以集中人力关注核心业务的发展，这样不仅优化了资源，而且由于外包服务的专业性更强，不仅规避了部分企业风险，得到更完善的服务，而且可以有效地降低和控制运营成本。而专业的文件管理外包，就是提供服务者以其专长的知识、人员、工作流程和所依赖的技术的综合性服务。
“有一次，我问一个著名跨国公司中国区的财务总监，是否知道在过去的一年，公司花在文件上的投资，包括设备的添置、耗材的购买以及人力成本，这位财务总监想了很久都不能回答，他告诉我他知道在这方面支出很多，但是因为是日常工作的开支，所以很容易被忽略。”富士施乐（中国）有限公司解决方案部门总监蒋晓青告诉记者，“在这个公司把所有文件服务交给富士施乐之后，他们不仅提高了文件管理的效率，而且所有支出一目了然，整体费用也明显降低了。”蒋晓青告诉记者，虽然在1997年才在中国开展此类业务，但是快速的市场增长已经表明中国的企业同样需要专业的服务。富士施乐长长的客户名单中，已经不仅仅包括国际著名大公司在华的分支机构及企业，国内财政金融、公用事业、教育、制造业的许多企业已经加入到其中。“比如保险业的单据，它所反映的是一个企业的形象，所以我们为客户提供高质量的设计、管理和输出，像我们的客户平安保险公司，在接受专业外包服务之前，经常收到客户关于保单内容不清、没有按时邮寄等投诉，在我们接手这项服务之后，不仅帮助客户重新设