word document 里的邮件合并

日常办公事务中，许多邮件除了对收信人的公司、地址、姓名及称谓等不同外，其他内容基本上相同。Word能够自动地按给出的一批收信人的信息，生成一批相应的邮件，这便是邮件合并的功能。邮件合并是把每份邮件中都重复的内容与区分不同邮件的数据合并起来。前者称为"主文档"，后者称为"数据源"。在邮件合并操作中，主文档中包含对每个版本的合并文档都相同的文字和图形，如返回套用信函的地址和正文。即主文档中包含邮件中重复的全部内容。数据源中则包含不相重复的内容。通过在文档中插入特殊的"合并域"，告诉Word应在什么地方打印来自数据源的变化信息。如果使用"工具"菜单中"邮件合并"命令生成数据源，Word将在一个表格中建立该数据源。该表格的每一列对应于数据源中的每一数据域。域名列于表格的第一行（域名行）。以下每一行包括一个数据记录。当数据源和主文档进行合并操作时，Word将把主文档中的合并域替换成来自数据源中的相应信息，从而迅速生成多份格式文档。由于合并文档在书信、信封、邮件标签等方面最为常用，故称为邮件合并Mail Merge)。
邮件合并可分为四个步骤：
1. 建立主文档；
2. 建立或打开数据源；
3. 在主文档中插入合并域，告诉Word要在何处插入数据源中的相应数据；
4. 执行合并操作，将数据源中的可变数据与主文档中的标准文本内容合并，形成合并文档。

8.1 文档的创建与使用

打开"工具"菜单，选择"邮件合并"命令，系统便弹出"邮件合并帮助器"对话框。单击"1 主文档"下的"创建"按钮，打开一个菜单，从中选择"套用信函"。这时，便出现消息对话框。 这时系统询问是否利用当前的活动窗口作为主文档或再新建一个新文档， Word将在工作区自动显示邮件合并工具栏，用户可按下"活动窗口"按钮，返回"邮件合并帮助器"对话框，在"1 主文档 "下面
又出现了一个"编辑"按钮。同时"2