资料员如何在本职工作中实现文件控制

文件的受控状态
文件分为受控、非受控、作废留用、作废四类。
a.凡与质量体系运行紧密相关的文件应受控，由各部门按规定执行，所有受控文件要在其封面右上角加盖表明受控状态的蓝色印章，注明分发号。外来标准和目录的单行本需加盖受控章，并注明分发号和时间。
b.非受控文件要在其封面右上角加盖表明非受控状态的红色印章，注明分发号和时间。
c.作废留用的文件要在其封面右上角加盖表明作废留用状态的红色印章，注明编号和留用时间。留用期限最长为半年，半年后如仍需留用，应再加盖作废留用章。
d.作废文件要在其封面右上角加盖表明作废状态的红色印章，注明编号和作废时间。每两年整理一次移交处档案室。
文件的更改
质量手册其他文件由各分所提出更改意见，办公室组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报所长批准后更改。办公室要保留文件更改内容的记录并将原有文件收回，以确保有效文件的唯一性。
文件的借阅和领用
a.文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经、由办公室检务资料岗同意后方可借阅和领用。
b.因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放人应做好相应发放签收记录。
文件的保存
a.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放于干燥通风，安全的地方。
b.各部门文件由本部门资料员保管。按季度整理移交检务室室，检务室每年进行一次归档。存放两年的资料移交处档案室。。
c.任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
办公室收到外来文件，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
办公室负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号，加盖受控印章，分发到检验岗位使用，并把旧标准收回。