像我这种情况该怎么办？？？？？

我们是做代理批发的，我管理两个仓库（我们自己的超市门口一个小库，另一个大库距离1000多米），我同时负责运输的开单和收款。我不在超市的时候，由超市的张姐负责开单和收款。我们定货的电话在超市里，一般是超市人员接听。
现在我们用的单据是三联单，红联运输员给客户（一般都扔了），绿联运输员提货的时候给我，黑联运输员交货的时候对单。用单据的目的，是为了管理仓库出货以及货款回收。
开单：如果我在超市里，可以由我在超市开，也可由张姐开，或者运输员开（对路径熟悉）。如果我在大库，一般是我在大库开单，这样的话我外出就要随身带着单据什么的，可是非常不方便；如果把单据放在大库里，晚上又不能对单。
收款：一般是运输员把货款交给店里的张姐，张姐对单收款。如果张姐当时忙，货款可能就不对单，直接收起来了。
对单：晚上我都要对每一笔单子，如果是在超市开的单，很好对，可是我在大库开的单子，有时没拿回来，有时没带单子，又记不起那么多的单据。（有点乱）
发货：如果在小库发货，一般由我发；如果我在大库，那么小库出货由张姐发货。如果我外出送货，那么运输员是自己在大库提货。这样的话，提多提少不知道，开没开单不知道。
像我现在的这种情况，显得很乱，请问各位老师，有没有好的解决办法？？？

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